Relaciones públicas
Cuando logras que los medios de noticias locales cubran las actividades de Rotary, amplías tanto los conocimientos del público sobre Rotary como nuestra capacidad para cambiar vidas para mejor en todo el mundo.
Rotary como fuente de noticias
Como líderes empresariales, comunitarios y profesionales que toman acción para mejorar vidas a nivel local e internacional, los socios de Rotary pueden conectar a los periodistas con historias locales y globales interesantes para informar, involucrar e incluso inspirar a sus audiencias.
Qué buscan los periodistas
Puedes aumentar la probabilidad de que los medios de comunicación presten atención a las actividades de tu club al saber qué tipo de historias desean cubrir los medios de comunicación y cómo quieren informarse sobre lo que está sucediendo en las comunidades. Al decidir si cubrir una historia, los periodistas y los medios de comunicación buscan:
- Interés periodístico. Historias relacionadas con eventos actuales, tendencias o celebraciones. Por ejemplo, sería una buena noticia la forma en que el club respondió a una necesidad local o a un desastre natural, o cómo está celebrando el Día Mundial contra la Polio.
- El momento oportuno. Historias sobre eventos o proyectos futuros, en curso o recientemente finalizados.
- Proximidad. Historias relacionadas con problemas, personas o eventos en la comunidad.
- Importancia. Historias que incluyan a figuras públicas locales, tales como funcionarios electos, líderes empresariales y personalidades de los medios de comunicación.
- Interés humano. Historias que provocan una respuesta emocional. Por ejemplo, historias sobre familias que se beneficiaron del proyecto de distribución de alimentos emprendido por el club o sobre niños sin hogar que asisten a una escuela que el club ayudó a establecer.
- Impacto visual. Imágenes dramáticas y orientadas a la acción. Por ejemplo, imágenes de niños bebiendo agua potable procedente de un pozo construido por el club o de una socia de Rotary vacunando a un niño contra la polio.
- Datos de apoyo. Estadísticas e investigación para apoyar la historia y demostrar el impacto de tu proyecto.
Cómo comenzar
Construir relaciones con los periodistas y ser un recurso experto y confiable sobre los problemas que afectan a tu comunidad puede conducir a una mayor cobertura de los proyectos y eventos del club.
Conoce a los periodistas de tu zona
Desarrolla una lista de nombres de periodistas, detalles de contacto y títulos, junto con los temas que cubren. También incluye a los blogueros locales e influencers en las redes sociales. Toma nota de cualquier comentario que recibas de estas personas que pueda ayudarte a obtener cobertura de los medios de comunicación en el futuro.
Los periódicos o estaciones de radiodifusión más grandes pueden tener reporteros que se especializan en ciertos temas, como por ejemplo, negocios, reportajes, noticias médicas, calendarios de eventos o educación. Un redactor de negocios puede estar interesado en la feria de orientación profesional del club para estudiantes o un proyecto de microcrédito, un redactor de educación puede estar interesado en entrevistar a un estudiante de intercambio o a un becario de Rotary pro Paz, los redactores de reportajes pueden escribir un perfil de un socio del club y un reportero de salud puede querer cubrir la respuesta del club a un brote de enfermedad o un problema de salud local.
Consejos para trabajar con periodistas
- Dirígete a los periodistas de una manera estratégica. Presenta historias que encajen bien con la publicación de un reportero y los temas que cubre.
- Utiliza el método preferido del periodista para enviar ideas de historias. Algunos periodistas solo aceptan ideas por correo electrónico. Otros prefieren una llamada telefónica. Pregunta al reportero por su preferencia. En caso de duda, comienza con el correo electrónico.
- Comprende sus horarios de publicación. Los reporteros a menudo tienen horarios ajustados y necesitan detalles de la historia y materiales de acompañamiento de inmediato. Ten listas las fotos, los videos, las estadísticas, los datos de proyecto y de fondo, y cualquier otro material útil.
- Responde con prontitud a las preguntas de los medios de comunicación.
- Aprovecha las reuniones inesperadas. Si conoces a un periodista por casualidad, aprovecha la oportunidad para presentarte, compartir información sobre el trabajo de Rotary en la comunidad e intercambiar datos de contacto.
- Involucra a los medios de comunicación en tus eventos. Invita a los periodistas a las reuniones del club que cuentan con oradores que abordan los temas que cubren. O invítalos a participar en un proyecto, evento u otra actividad de Rotary.
Cómo presentar tu historia
Cuando te comuniques por primera vez con un periodista sobre una historia:
- Asegúrate de que la historia sea de interés periodístico y relevante para la audiencia del medio de noticias.
- Es importante que la comunicación sea informativa y a la vez breve. Planea lo que dirás antes de comunicarte con el periodista.
- Haz un seguimiento, pero ten cuidado con el número de veces que llamas o envías un correo electrónico.
Cuando te comuniques con los reporteros:
- Primero, envía un mensaje por correo electrónico. Incluye el comunicado de prensa en el cuerpo de tu mensaje de correo electrónico con una breve nota sobre él. Las direcciones de correo electrónico de los periodistas generalmente se pueden encontrar en el sitio web de su publicación o en sus historias más recientes.
- En segundo lugar, llama por teléfono. Si no recibes una respuesta, llama para hacer un seguimiento. Si recibes correo de voz, deja un mensaje y espera de 24 a 48 horas antes de volver a llamar.
- El tercer paso es recapitular. Si no te conectas con un periodista antes de un evento o proyecto, aún tienes la oportunidad de promocionar Rotary. Envía un mensaje sobre sus éxitos, como, por ejemplo, hitos u objetivos de recaudación de fondos cumplidos, e incluye fotos.
Comparte historias publicadas en las redes sociales. Y asegúrate de publicarlos en el sitio web de tu club y enviarlos al coordinador de imagen pública de Rotary.
Qué hacer cuando un periodista rechaza cubrir tu historia
Si un periodista no está interesado en tu historia, acepta su decisión, pero asegúrate de conservar su información para futuras oportunidades. Esta historia puede no ser una buena opción, pero eso no significa que la próxima no lo sea.
Otras formas de alentar la cobertura mediática
Además de contactar a un periodista directamente, puedes crear interés en las actividades y eventos de tu club utilizando comunicados de prensa, cartas al editor y artículos de opinión.
Comunicados de prensa
Escribe un comunicado de prensa para promover un evento, logro o actividad significativa específica del club, como un proyecto de servicio o dedicación. El objetivo es conseguir que los medios de comunicación quieran cubrir tu historia y buscar información adicional.
Los comunicados de prensa deben ser de una página y escritos desde una perspectiva en tercera persona. Las introducciones creativas y convincentes atraen interés en tu evento, pero tu primera oración debe ser concisa, directa y clara. Y recuerda incluir quién, qué, dónde, cuándo y por qué.
Cartas al director y artículos de opinión
La página editorial es una de las secciones más leídas del periódico, y es una gran manera de llegar a un público grande y diverso. Puedes usar las cartas al director para comentar o corregir la cobertura de noticias anteriores. Los artículos de opinión pueden ofrecer una perspectiva diferente o sugerir un curso de acción sobre temas de actualidad y asuntos que preocupan a la comunidad.
Recuerda lo siguiente cuando envíes una carta o un artículo de opinión:
- Consulta las políticas y pautas de envío de la publicación.
- Que sea breve y simple: no más de 500 palabras.
- Concéntrate en un mensaje principal y asegúrate de expresar tu punto claramente en tu primera oración.
- Incluye referencias. Si respondes a un artículo de noticias, carta, editorial o evento de noticias reciente, refiérete a él por fecha y título.
- Apoya tu postura con hechos y datos.
- Edita y revisa la pieza antes de enviarla.
- No uses la jerga de Rotary.
- Indica tus datos de contacto.
- Haz seguimiento al artículo de opinión si este no se publica. Pregunta si puedes revisarlo para mejorar sus posibilidades de ser publicado.
Lee «How to Teach Anti-Vaxxers the Truth», un artículo de opinión del secretario general de RI, John Hewko, que apareció en la revista Time.
Qué hacer si se presenta una crisis
En momentos de crisis, el manejar las consultas de los medios de comunicación y adoptar un enfoque proactivo para comunicarse con el público son cruciales para proteger la reputación de Rotary y del club. Para obtener consejos, consulta la Guía para manejar situaciones de crisis con los medios de comunicación. Si necesitas ayuda, comunícate con el personal de Relaciones Públicas de Rotary al +1-847-866-3466 o en pr@rotary.org.
Consejos para las entrevistas con los medios de comunicació
Ya sea que estés respondiendo a una crisis o se te haya pedido que hables sobre un tema de tu interés, saber cómo prepararse y responder a las preguntas durante una entrevista te dará la confianza que necesitas para hablar con autoridad.
Aprende a hablar con los medios de comunicación, incluso en entrevistas televisivas.
Plantillas personalizables
Busca comunicados de prensa personalizables, avisos de prensa y cartas para el director para promover las actividades y los logros del club o distrito en los medios.
Recursos y material de consulta
Toma el curso «Las relaciones públicas y tu club» en el Centro de Formación.