Eventos

Los eventos ofrecen una oportunidad para tomar acción, cultivar relaciones y destacar el progreso que Rotary ha logrado en tu comunidad y en todo el mundo. Un evento exitoso puede inspirar a las personas a involucrarse con Rotary.

13 pasos para planificar un evento exitoso

Organizar o participar en un evento es una gran manera de crear conciencia sobre Rotary en tu comunidad y ampliar su alcance. Sigue estos pasos para asegurarte de que tu evento sea un éxito:

1. Organiza un equipo de planificación
Organizar un evento es un esfuerzo de equipo. Para eventos más pequeños, un presidente del evento o un comité de planificación pueden ser suficientes. Pero para eventos grandes, es posible que necesites que varios presidentes y comités administren el lugar y la logística, los oradores y el entretenimiento, el presupuesto, las promociones y el marketing, y los voluntarios. Consulta con profesionales especializados en contabilidad, seguros y derecho.

Haz que el comité de planificación proporcione actualizaciones periódicas sobre su progreso en las reuniones del club y de la directiva para garantizar que todo vaya según lo planeado.

2. Establece los objetivos del evento
Pregúntate por qué organizas este evento y qué esperas lograr. ¿Deseas crear conciencia, recaudar fondos, apoyar un área de interés o atraer a un nuevo público? ¿Cómo apoya este evento el Plan de Acción de Rotary? Establece objetivos con resultados mensurables para dar seguimiento a tu éxito.

Busca ideas para eventos.

3. Elige el formato del evento
¿Tu evento será en persona, virtual o una combinación de ambos formatos? ¿Estás planeando una presentación principal, una discusión en línea o un panel de oradores? El formato que elijas dependerá de los objetivos de tu evento, así como de las preferencias de tu público.

4. Identifica al público
¿A quién intentas llegar y por qué? Haz las siguientes preguntas: ¿Cuáles son los intereses, profesiones y edades de tu público? ¿Son miembros de tu comunidad o de tu club? Si hay menores de edad involucrados en el evento, asegúrate de seguir las pautas de protección a la juventud de Rotary.

5. Establece el presupuesto
Incluye lo siguiente en tu presupuesto:

• Local del evento o plataforma virtual
• Comida y bebidas
• Oradores
• Entretenimeinto
• Decoraciones
• Personal del evento
• Materiales promocionales, incluida la señalización y uso de la marca
• Equipos para presentaciones, incluidos iluminación y micrófonos
• Transporte, como el costo de un autobús o alquiler de una camioneta
• Seguros, permisos, licencias, costos legales, costos contables e impuestos

6. Elige la fecha del evento
Al seleccionar la fecha para el evento, asegúrate de:

• Darte al menos cuatro meses para planificar
• Evitar los días feriados y fechas de otros eventos que puedan competir con el tuyo
• Confirmar que tus proveedores, oradores, entretenimiento e invitados importantes estén disponibles en esa fecha

7. Selecciona el local para el evento o la plataforma virtual
Cuestiones a tomar en cuenta para un evento virtual:

• Plataforma. Si planeas organizar un panel de discusión, considera usar Zoom. Si deseas contar con la participación del público en todo momento, considera usar Facebook Live. Si necesitas interpretación, asegúrate de que tu plataforma lo permita. Informa al público si se grabará el evento o la sesión y obtén su consentimiento si grabarás o usarás la imagen de los participantes.
• Duración de las sesiones. Recuerda planificar descansos entre sesiones.
• Oportunidades para el establecimiento de contactos o sesiones de discusión. Los grupos más pequeños ayudan a involucrar al público y permiten más oportunidades para que contribuyan.
• Gestión de la reunión. Puede ser difícil para el anfitrión o el orador principal de una reunión interactuar con el público y al mismo tiempo gestionar los aspectos logísticos de la reunión. Considera nombrar a alguien para monitorear el chat o los comentarios, silenciar y activar el micrófono de los participantes, mostrar las diapositivas o los documentos, o mover a los participantes dentro y fuera de las salas de discusión virtuales.

Cuestiones a tener en cuenta para el local del evento:

• Accesibilidad. ¿Está el local convenientemente ubicado? ¿Las entradas, los baños y los ascensores son accesibles para todos los participantes?
• Tamaño y configuración. Dependiendo del tamaño del público y el propósito del evento, es posible que se necesiten salas separadas para la inscripción, las sesiones de discusión, el personal de apoyo o áreas de espera para los oradores. También necesitarás espacio adecuado para cualquier proveedor.
• Estacionamiento y transporte. ¿Hay estacionamiento o servicio de valet disponible? Si hay una tarifa por estacionamiento, ¿será razonable para el público previsto? ¿O el lugar es de fácil acceso en transporte público?
• Póliza de seguros. ¿Necesitarás contratar un seguro separado para el evento?
• Proveedores. ¿Puedes elegir proveedores en función de tu presupuesto y preferencias, o el lugar requiere que utilices sus propios proveedores?
• Permisos. ¿Tú o tus proveedores necesitarán obtener permisos? Ciertas actividades pueden requerirlas.
• Necesidades audiovisuales. Si tu evento requerirá parlantes, micrófonos u otros equipos, asegúrate de que podrás configurarlos en tu espacio. Averigua si hay señal de wifi y servicio de telefonía móvil.
• Presupuesto. ¿Qué depósito se necesita para reservar el lugar? ¿Habrá costos adicionales para la seguridad y el personal? ¿Cuál es la política sobre cancelaciones?

8. Negocia y firma los contratos
Asegúrate de usar contratos por escrito con el local, el proveedor de la plataforma virtual, otros proveedores, oradores, artistas, otros proveedores de software y cualquier expositor. Los acuerdos deben incluir indemnización, limitación de responsabilidad del club por actos de la otra parte y las condiciones del seguro. Utiliza una autorización para el uso de la imagen u obtén permiso por escrito antes de grabar la imagen o la voz de cualquier persona.

9. Elige los oradores y el entretenimiento
Determina tus objetivos y presupuesto para los oradores y el entretenimiento. Luego celebra una reunión de planificación con tu equipo para identificar posibles oradores y artistas que puedan ayudarte a lograr esos objetivos. Ten en cuenta su relevancia, influencia y costo, así como los intereses de tu público. Utiliza contratos escritos con los oradores y artistas que incluyan condiciones sobre el permiso para grabar y utilizar sus actuaciones. Obtén todas las autorizaciones necesarias, incluida la autorización para utilizar la música.

10. Elabora un tema para el evento
Un tema ayudará a dar forma al enfoque, plan de marketing y mensajería del evento. Al elegir un tema, ten en cuenta el propósito, los objetivos y el público del evento.

Obtén fondos de pantalla virtuales de la marca Rotary y plantillas de PowerPoint para usar en tu evento.

11. Crea un plan de promoción y marketing
Comienza por decidir qué canales utilizarás para promocionar tu evento. Por ejemplo, si se trata de un evento para socios del club, la promoción en tu sitio web, boletín informativo y correos electrónicos pueden ser suficientes. Para publicitar eventos para el público general, es posible que necesites usar las redes sociales, publicar folletos en tu comunidad o publicar anuncios en los medios de comunicación.

Utiliza el logotipo del club, distrito o zona en todos los materiales promocionales. Si el evento tiene su propio nombre o logotipo, puedes usarlo junto con el logotipo del club, distrito o zona mediante el uso de una línea vertical para separar los dos.

Crea el logotipo del club, distrito o zona.

Busca plantillas para crear logotipos combinados.

Obtén más información sobre los logotipos y logotipos combinados.

Luego elabora un cronograma para cada actividad de promoción. Desarrolla mensajes con tu público en mente: Concéntrate en lo que hay para ellos y por qué deben asistir. Es posible que desees dirigir tus mensajes a públicos específicos en función de tus necesidades e intereses. Utiliza este mensaje de manera consistente a lo largo de tu campaña de marketing.

12. Elabora un plan de relaciones con los medios de comunicación
Descubre cómo hacer que los medios de comunicación locales  promocionen tu evento ante un público más amplio. Desarrolla un plan de gestión de crisis de relaciones públicas y prepárate para responder inmediatamente a cualquier problema que pueda tener un impacto negativo en tu club o Rotary.

13. Crea un plan maestro del evento
Tu plan maestro del evento debe dar una visión general de todos los aspectos del evento e incluir lo siguiente:

• Gestión de local, aspectos logísticos y catering
• Oradores y presentadores
• Actividades y entretenimiento
• Marketing y promoción
• Información sobre la inscripción
• Patrocinadores y colaboradores
• Funciones y responsabilidades de los voluntarios y del personal
• Un itinerario detallado
• Datos de contacto en caso de emergencia y otros aspectos del plan de gestión de crisis
• LRiesgos legales y esfuerzos para mitigar el riesgo a través de contratos y seguros

Nombres de los eventos

Cuando selecciones el nombre del evento o el URL para un sitio web, si deseas usar la palabra "Rotary", "rotario/a", "Rotaract" o "Interact", asegúrate de incluir el nombre de tu club o distrito.

Por ejemplo, en vez de llamar a un evento Bingo de Rotary, llámalo Noche de Bingo del Club Rotario de Evanston. También podrías llamarlo «¡Nos encanta el bingo!», y omitir cualquier referencia a Rotary. Al usar el logotipo del club o el logotipo combinado en materiales promocionales, dejas claro que el evento está afiliado a tu club, no a Rotary International.

Obtén más información sobre los logotipos y logotipos combinados.

Si decides utilizar el nombre del club, el club debe tener control absoluto del evento. "Rotary" y "club rotario" no pueden ser cedidos a un tercero para ser utilizados en el nombre de un evento. Estas pautas están establecidas en el Código de Normas de Rotary. Si creas un nombre y un logotipo para el evento, consulta con un abogado local sobre la autorización de marcas comerciales y derechos de autor.

Aprovecha el éxito de tu evento

Cuando el evento haya terminado, puedes continuar utilizando este éxito para crear conciencia sobre tu club y fortalecer tu conexión con la comunidad. A continuación se ofrecen algunas ideas para maximizar el impacto a largo plazo de un evento:

• Envía notas de agradecimiento a los oradores, colaboradores, patrocinadores, asistentes y voluntarios del evento.
• Invita a los asistentes a conectarse con Rotary en las redes sociales y envía actualizaciones por correo electrónico a quienes hayan expresado interés en recibir información sobre el club.
• Envía una encuesta posterior al evento a los asistentes para averiguar cómo mejorar los eventos futuros.
• Promueve la cobertura del evento enviando fotos y videos a los medios de comunicación para destacar a los oradores y asistentes notables. No olvides que las redes sociales pueden amplificar la cobertura de tu evento, así que publica fotos del evento y cualquier cobertura que este tenga en los medios de comunicación. Asegúrate de obtener el consentimiento por escrito antes de grabar y usar la imagen o la voz de cualquier persona.

Obtén más información sobre cómo crear fotos y videos atractivos.