Öffentlichkeitsarbeit (PR)
Wenn Sie die lokalen Medien dazu bringen, über Ihre Rotary-Aktivitäten zu berichten, erhöhen Sie das Verständnis des Gemeinwesens für Rotary — und unsere Fähigkeit, Leben in aller Welt zu verbessern.
Nachrichtenquelle Rotary
Als engagierte Bürger/innen, die sich lokal und international für die Verbesserung der Lebensbedingungen von bedürftigen Menschen einsetzen, können Rotary-Mitglieder Journalist/innen mit interessanten lokalen und globalen Geschichten „versorgen“, um zu informieren, zu engagieren und zu inspirieren.
Was Journalisten suchen
Sie können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Medien auf die Aktivitäten Ihres Clubs aufmerksam werden, wenn Sie wissen, welche Art von Geschichten die Medien wünschen und wie sie über die Geschehnisse in den Gemeinden, über die sie berichten, informiert werden wollen. Bei der Entscheidung, ob über eine Geschichte berichtet werden soll, achten Journalist/innen und Nachrichtenagenturen auf Folgendes:
- Nachrichtenwert Bezieht sich die Geschichte auf aktuelle Ereignisse, Jahrestage, Trends oder Beobachtungen? Eine gute Nachricht wäre zum Beispiel, wie Ihr Club auf eine lokale Notlage reagiert hat oder wie er den Welt-Polio-Tag begeht.
- Aktualität Berichte über bevorstehende, laufende oder kürzlich abgeschlossene Veranstaltungen oder Projekte.
- Nähe Geschichten, die sich direkt auf Themen, Menschen oder Ereignisse im Gemeinwesen beziehen.
- Prominenz Geschichten, die bekannte Persönlichkeiten (des öffentlichen Lebens, der Medien etc.) einbeziehen.
- Menschliche Aspekte Nachrichten, die emotional involvieren. Zum Beispiel Geschichten über Familien, die durch ein Clubprojekt den Weg aus der Armut finden, oder über obdachlose Kinder, die Halt durch den Besuch einer vom Club mit aufgebauten Schule finden.
- Bildliche Wirkung Bilder, die Dramatik und Handlungsorientierung vermitteln. Zum Beispiel Bilder von Kindern, die sauberes Wasser aus einem Brunnen trinken, den ein Club gebaut hat, oder von einem Rotary-Mitglied, das ein Kind gegen Polio impft.
- Unterstützende Daten Statistiken und Forschungsergebnisse zur Untermauerung der Geschichte und zum Nachweis der Wirkung Ihres Projekts.
Kontaktpflege
Der Aufbau von Beziehungen zu Journalist/innen und die Tatsache, dass Sie sich als sachkundige und vertrauenswürdige Quelle für Themen profilieren, die Ihr Gemeinwesen betreffen, kann zu einer verstärkten Berichterstattung über die Projekte und Veranstaltungen Ihres Clubs führen.
Kennenlernen
Erstellen Sie eine Liste mit den Namen, Kontaktdaten und Titeln der Journalist/innen sowie den Themen, über die sie berichten. Beziehen Sie ggf. auch lokale Blogger und Social-Media-Influencer ein. Notieren Sie sich alle Rückmeldungen, die Sie von diesen Personen erhalten und die Ihnen helfen können, in Zukunft in den Medien präsent zu sein.
Größere Zeitungen oder Rundfunkanstalten haben möglicherweise Ressorts, die auf bestimmte Themen spezialisiert sind, z. B. Wirtschaft, Medizin, Bildung etc. Eine Wirtschaftsjournalistin könnte sich für den Karrieretag für Schüler oder ein Mikrokreditprojekt Ihres Clubs interessieren, ein Bildungsjournalist für ein Interview mit einem Austauschschüler oder einer Friedensstipendiatin, ein Feuilletonist für ein Porträt eines Clubmitglieds und eine Medizinreporterin für eine Reportage über die Reaktion Ihres Clubs auf einen Krankheitsausbruch oder ein lokales Gesundheitsproblem.
Zusammenarbeit mit Medien
- Gehen Sie strategisch auf Journalist/innen zu. Bringen Sie Inhalte mit, die gut zur Publikation des/der Reporters/in und zu den von ihm/ihr behandelten Themen passen.
- Verwenden Sie die bevorzugte Methode des/der Reporters/in, um Ideen für Artikel einzureichen. Einige Journalist/innen akzeptieren zum Beispiel nur Storys per E-Mail. Andere bevorzugen vielleicht einen Telefonanruf. Fragen Sie nach den Präferenzen Ihres Gegenübers. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, mit einer E-Mail zu beginnen.
- Haben Sie Verständnis für Redaktionstermine und -zeitpläne. Reporter/innen arbeiten in der Regel in einem engen Zeitplan und benötigen Details und Begleitmaterial sofort. Halten Sie daher Fotos, Videos, Statistiken, Projekt- und Hintergrunddaten sowie anderes hilfreiches Material bereit.
- Beantworten Sie Medienanfragen umgehend.
- Nutzen Sie unerwartete Zusammentreffen. Wenn Sie zufällig eine/n Journalisten/in treffen, nutzen Sie die Gelegenheit, sich vorzustellen, allgemein über die Arbeit von Rotary im Gemeinwesen zu informieren und Kontaktinformationen auszutauschen.
- Beziehen Sie die Medien in Ihre Veranstaltungen ein. Laden Sie Journalist/innen zu Clubtreffen mit Referent/innen ein, die über für die Medien relevante Themen sprechen. Oder laden Sie sie einfach zur Teilnahme an einem Projekt, einer Veranstaltung oder einer anderen rotarischen Aktivität ein.
„Anbringen“ Ihrer Story
Wenn Sie Medien zum ersten Mal wegen einer Geschichte kontaktieren:
- Stellen Sie sicher, dass die Geschichte einen Nachrichtenwert hat und für die Zielgruppe der Redaktion relevant ist.
- Seien Sie informativ, aber kurz und prägnant. Planen Sie, was Sie sagen werden, bevor Sie die Medien kontaktieren.
- Bleiben Sie „dran“ mit Ihrer Nachsorge, aber seien Sie vorsichtig, wie oft Sie anrufen oder mailen.
Bei der Kommunikation mit Reporter/innen:
- Schicken Sie zunächst eine E-Mail. Fügen Sie die Pressemitteilung in den Text Ihrer E-Mail ein und fügen Sie davor ein knappes Anschreiben ein. Die E-Mail-Adressen von Reporter/innen finden Sie in der Regel auf der Website der jeweiligen Publikation oder in den letzten Artikeln.
- Rufen Sie erst im Nachgang an. Wenn Sie keine Antwort erhalten, rufen Sie an, um nachzufragen. Wenn Sie zu einem Anrufbeantworter durchgestellt werden, hinterlassen Sie eine Nachricht und warten Sie 24 bis 48 Stunden, bevor Sie erneut anrufen.
- Schicken Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie vor einer Veranstaltung oder einem Projekt keinen Kontakt zu einem/er Reporter/in herstellen können, haben Sie dennoch die Möglichkeit, für Rotary zu werben. Schicken Sie eine Nachricht über ihre Erfolge, wie z. B. erreichte Meilensteine oder Spendenziele, und fügen Sie Fotos bei.
Teilen Sie Publikationen in sozialen Medien. Veröffentlichen Sie sie auf Ihrer Club-Website und senden Sie sie an Ihren RPIC.
Wenn ein/e Reporter/in nicht an Ihrer Geschichte interessiert ist
Akzeptieren Sie die Entscheidung, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Kontaktinfos für zukünftige Gelegenheiten aufbewahren. Diese Geschichte mag nicht passen, aber das bedeutet nicht, dass die nächste nicht passen wird.
Weitere Wege zu einem Medienecho
Sie können sich nicht nur direkt an Journalist/innen wenden, sondern auch durch Pressemitteilungen, Leserbriefe und Meinungsartikel Interesse an den Aktivitäten und Veranstaltungen Ihres Clubs wecken.
Pressemitteilungen
Verfassen Sie eine Pressemitteilung, um ein bestimmtes Clubereignis oder eine wichtige Aktivität, wie z.B. ein Dienstprojekt oder eine Einweihung, bekannt zu machen. Ziel ist es, die Medien dazu zu bringen, über Ihre Geschichte zu berichten und zusätzliche Informationen zu suchen.
Pressemitteilungen sollten eine Seite lang sein und in der dritten Person geschrieben werden. Kreative und überzeugende Einleitungen wecken das Interesse an Ihrer Veranstaltung, aber Ihr erster Satz sollte kurz, direkt und klar sein. Und vergessen Sie nicht die Faustregel, das Wer, Was, Wo, Wann und Warum anzugeben.
Briefe an die Redaktion
Die Leitartikelseite ist eine der meistgelesenen Rubriken der Zeitung und eine gute Möglichkeit, ein großes, vielfältiges Publikum zu erreichen. In Leserbriefen können Sie die Arbeit Ihres Clubs öffentlich bekannt machen und auch frühere Artikel kommentieren oder korrigieren. Meinungsartikel können eine andere Perspektive bieten oder eine Vorgehensweise zu aktuellen Themen und Anliegen der Menschen vor Ort vorschlagen.
Denken Sie an Folgendes, wenn Sie einen Brief oder einen Meinungsartikel einreichen:
- Informieren Sie sich über die Richtlinien der Publikation und die Einreichungsbedingungen.
- Halten Sie Ihren Beitrag kurz und einfach — nicht mehr als 500 Wörter.
- Konzentrieren Sie sich auf eine Hauptaussage und formulieren Sie Ihren Standpunkt klar in Ihrem ersten Satz.
- Geben Sie Referenzen an. Wenn Sie auf einen aktuellen Zeitungsartikel, einen Brief, einen Leitartikel oder ein Nachrichtenereignis antworten, geben Sie das Datum und die Überschrift an.
- Untermauern Sie Ihren Standpunkt mit Fakten und Daten.
- Editieren und korrigieren Sie den Beitrag (lassen Sie ihn auch von jemand anderem gegenlesen), bevor Sie ihn einreichen.
- Verwenden Sie keinen Rotary-Jargon.
- Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an.
- Fassen Sie bei einem Meinungsartikel nach, wenn er nicht veröffentlicht wird. Fragen Sie eventuell, ob Sie Ihren Beitrag überarbeiten können, um seine Chancen auf eine Veröffentlichung zu verbessern. Beipiel:
How to Teach Anti-Vaxxers the Truthist ein Meinungsbeitrag von RI-Generalsekretär John Hewko, der im Time Magazine erschien.
Krisen
In Krisenzeiten sind der Umgang mit Medienanfragen und ein proaktiver Ansatz bei der Kommunikation mit der Öffentlichkeit entscheidend für den Schutz des Rufs von Rotary und Ihres Clubs. Konsultieren Sie hierzu unseren Leitfaden zur Krisenkommunikation. Hilfestellung geben auch gerne Ihre Rotary-Mitarbeiter/innen in Public Relations unter Tel.: +1-847-866-3466 oder pr@rotary.org.
Interview-Tipps
Ganz gleich, ob Sie auf eine Krise reagieren oder gebeten wurden, über ein Thema zu sprechen, das Sie interessiert - wenn Sie wissen, wie Sie sich auf ein Interview vorbereiten und auf Fragen antworten können, werden Sie mit der nötigen Autorität sprechen.
Lernen, wie man mit Medienvertretern spricht, auch in Fernsehinterviews.
Vorlagen
Hier finden Sie Vorlagen für Pressemitteilungen, Medienhinweise und Leserbriefe, um die Aktivitäten und Leistungen Ihres Clubs oder Distrikts in den Medien bekannt zu machen.
Ressourcen
Wir empfehlen, den Kurs Öffentlichkeitsarbeit für Ihren Club im Lern-Center zu absolvieren.