Veranstaltungen

Veranstaltungen sind Gelegenheiten zum Gedankenaustausch. Sie stellen ein Forum, um Beziehungen zu knüpfen, Aktionen zu starten und die lokale und internationale Arbeit von Rotary zu diskutieren. Eine erfolgreiche Veranstaltung kann dazu inspirieren, sich in Rotary zu engagieren.

13 Schritte zueiner erfolgreichen Veranstaltung

Die Ausrichtung einer Veranstaltung oder auch einfach die Teilnahme daran ist eine gute Möglichkeit, Rotary in Ihrem Gemeinwesen bekannt zu machen und die Reichweite von Rotary zu vergrößern. Die folgenden Schritte sollen dabei helfen:

1. Richten Sie ein Planungsteam ein
Die Organisation einer Veranstaltung ist eine Teamleistung. Bei kleineren Veranstaltungen kann ein/e Veranstaltungsleiter/in oder ein Planungsausschuss ausreichen. Bei großen Veranstaltungen benötigen Sie jedoch möglicherweise mehrere Vorsitzende und Ausschüsse, die sich um den Veranstaltungsort und die Logistik, die Redner/innen und die Unterhaltung, das Budget, die Werbung und das Marketing sowie die ehrenamtlichen Helfer/innen kümmern. Konsultieren Sie Buchhaltungs-, Versicherungs- und Rechtsexpert/innen.

Lassen Sie den Planungsausschuss auf Club- und Vorstandssitzungen regelmäßig über seine Fortschritte berichten, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft.

2. Setzen Sie Event-Ziele
Definieren Sie, was Sie mit dieser Veranstaltung erreichen wollen. Möchten Sie auf eine Problematik aufmerksam machen, Spenden sammeln, einen Schwerpunktbereich unterstützen oder ein neues Publikum ansprechen? Und wie unterstützt diese Veranstaltung den Aktionsplan von Rotary? Setzen Sie sich Ziele mit messbaren Resultaten, um Ihren Erfolg zu verfolgen.

Ideen für Veranstaltungen

3. Wählen Sie ein Veranstaltungsformat
Wird Ihre Veranstaltung persönlich, virtuell oder als Mix aus beidem stattfinden? Planen Sie eine Eröffnungsrede, eine Online-Diskussion oder eine Podiumsdiskussion? Welches Format Sie wählen, hängt von den Zielen Ihrer Veranstaltung und von den Vorlieben Ihres Publikums ab.

4. Publikum
Wen wollen Sie erreichen und warum? Stellen Sie diese Fragen: Was sind die Interessen, Berufe und das Durchschnittsalter Ihres Publikums? Sind es Mitglieder Ihres Gemeinwesens oder Ihres Clubs? Wenn Minderjährige an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, müssen Sie die Rotary-Richtlinien zum Jugendschutz einhalten.

5. Budget
Berücksichtigen Sie in Ihrem Budget folgende Punkte:

• Veranstaltungsort oder virtuelle Hosting-Plattform
• Catering (Essen und Getränke, Snacks etc.)
• Referenten
• Entertainment
• Dekoration
• Bedienung
• Werbematerial, Abzeichen
• Ausrüstung für Präsentationen, einschließlich Beleuchtung und Mikrofonen
• Transportkosten, z. B. die Kosten für die Anmietung eines Busses oder Lieferwagens
• Versicherungen, Genehmigungen, Lizenzen, Rechtskosten, Buchhaltungskosten und Steuern

6. Terminwahl
Achten Sie bei der Auswahl des Datums für Ihre Veranstaltung auf Folgendes:

• Rechnen Sie mit vier Monaten Planungszeit
• Vermeiden Sie Feiertage und andere konkurrierende Termine
• Bestätigen Sie, dass Ihre Lieferant/innen, Redner/innen, Unterhaltungskünstler/innen und wichtigen Gäste an diesem Tag verfügbar sind und verbindlich zugesagt haben.

Wählen Sie Ihre virtuelle Plattform oder Ihren Veranstaltungsort
Zu berücksichtigen:

• Plattform Wenn Sie eine Podiumsdiskussion veranstalten möchten, empfehlen wir Zoom. Wenn Sie das Publikum während der gesamten Veranstaltung mit einbeziehen möchten, sollten Sie Facebook Live verwenden. Wenn Sie Dolmetschdienste benötigen, vergewissern Sie sich, dass Ihre Plattform dies zulässt. Informieren Sie Ihr Publikum darüber, ob die Veranstaltung oder Sitzung aufgezeichnet wird, und holen Sie die Zustimmung ein, wenn Sie Bilder von Personen aufnehmen oder verwenden wollen.
• Länge der Sitzungen Denken Sie daran, Pausen zwischen den Sitzungen einzuplanen.
• Gelegenheiten zum Networking oder zu Breakout-Sitzungen. Kleinere Gruppen tragen dazu bei, einzelnen Personen mehr Möglichkeiten zu geben, sich einzubringen.
• Veranstaltungsmanagement Für Gastgeber/innen eines Meetings kann es schwierig sein, mit dem Publikum in Kontakt zu treten und gleichzeitig die Logistik des Meetings zu bewältigen. Ziehen Sie in Erwägung, eine Person zu bestellen, die den Chat oder die Kommentare überwacht, die Teilnehmer/innen stummschaltet, die Folien oder Dokumente anzeigt oder die Teilnehmer/innen in die virtuellen Nebenräume hinein- und wieder herausführt.

Überlegungen für Veranstaltungsorte:

• Zugänglichkeit Ist der Veranstaltungsort verkehrsgünstig gelegen? Sind die Eingänge, Toiletten und Aufzüge für alle Teilnehmer/innen zugänglich?
• Größe und Konfiguration Je nach Größe des Publikums und dem Zweck der Veranstaltung benötigen Sie möglicherweise separate Räume für die Registrierung, die Breakout-Sitzungen, das Hilfspersonal oder die Wartebereiche der Redner/innen. Außerdem benötigen Sie ausreichend Platz für eventuelle Verkaufsstände.
• Parken und Beförderung Gibt es einen Parkplatz oder einen Parkservice? Wenn für das Parken eine Gebühr erhoben wird, ist diese für Ihr Zielpublikum angemessen? Oder ist der Veranstaltungsort mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen?
• Versicherung Stellen Sie fest, ob Sie eine separate (Haftpflicht-)Versicherung für die Veranstaltung abschließen müssen?
• Anbieter/innen / Lieferant/innen Können Sie die Anbieter/innen nach Ihrem Budget und Ihren Vorlieben auswählen, oder müssen Sie Vertragspartner des Veranstaltungsorts nutzen?
• Genehmigungen Müssen Sie oder Ihre Zuliefer-Firmen Genehmigungen einholen? (Für bestimmte Aktivitäten können sie erforderlich sein)
• Audiovisueller Bedarf Wenn für Ihre Veranstaltung Lautsprecher, Mikrofone oder andere Geräte benötigt werden, stellen Sie sicher, dass Sie diese in Ihrem Raum aufstellen können bzw. dass sie vorhanden sind. Erkundigen Sie sich, ob Wi-Fi und Mobilfunkdienste verfügbar sind.
• Budget Welche Anzahlung ist erforderlich, um den Veranstaltungsort zu reservieren? Werden zusätzliche Kosten für Sicherheit und Personal anfallen? Was sind die Stornierungsbedingungen?

8. Verträge
Bestehen Sie auf schriftliche Verträge mit dem Veranstaltungsort, dem/der Anbieter/in der virtuellen Plattform, anderen Anbieter/innen, Redner/innen, Entertainer/innen, anderen Softwareanbieter/innen und Aussteller/innen. Die Vereinbarungen sollten Entschädigungen, Haftungsbeschränkungen für Ihren Club für Handlungen der anderen Partei und Versicherungsbedingungen enthalten. Verwenden Sie eine Modellfreigabe oder holen Sie eine schriftliche Genehmigung ein, bevor Sie das Bild oder die Stimme einer Person aufnehmen.

9. Redner&Unterhaltung
Legen Sie Ihr Budget für Redner/innen und Unterhaltung fest. Halten Sie dann eine Planungssitzung mit Ihrem Team ab, um das Progamm zu bestimmen. Berücksichtigen Sie Relevanz, Einfluss, Kosten und Interessen. Gehen Sie schriftliche Verträge mit Redner/innen und Unterhaltungskünstler/innen ein, in denen die Erlaubnis zur Aufzeichnung und Verwendung ihrer Auftritte geregelt ist. Besorgen Sie sich alle erforderlichen Lizenzen, einschließlich Musiklizenzen.

10. Motto/Thema
Ein Thema hilft dabei, den Schwerpunkt der Veranstaltung, den Marketingplan und die Botschaften zu gestalten. Bei der Wahl des Themas sollten Sie den Zweck, die Ziele und die Zielgruppe der Veranstaltung berücksichtigen.

Hier finden Sie virtuelle Hintergründe  und PowerPoint-Vorlagen mit dem Logo von Rotary, die Sie bei Ihrer Veranstaltung verwenden können

11. Marketing-Plan
Entscheiden Sie zunächst, über welche Kanäle Sie für Ihre Veranstaltung werben wollen. Wenn es sich zum Beispiel um eine Veranstaltung für Clubmitglieder handelt, sind Ihre Website, Ihr Newsletter und Ihre E-Mails vielleicht ausreichend. Um Veranstaltungen für die Öffentlichkeit bekannt zu machen, können Sie soziale Medien nutzen, Flugblätter in Ihrer Gemeinde auslegen oder Anzeigen in den Medien veröffentlichen.

Verwenden Sie das Logo Ihres Clubs, Distrikts oder Ihrer Zone auf allen Werbematerialien. Wenn die Veranstaltung einen eigenen Namen oder ein eigenes Logo hat, können Sie dieses neben Ihrem Club-, Distrikt- oder Zonenlogo verwenden, indem Sie die beiden durch eine vertikale Linie voneinander trennen.

Club-, Distrikt- oder Zonenlogo

Vorlagane für die erstellung von Lockups

Mehr zu Logos und Lockups

Legen Sie als Nächstes einen Zeitplan für Ihre Werbeaktionen fest. Entwickeln Sie Ihre Botschaften mit Blick auf Ihr Publikum: Konzentrieren Sie sich auf den Nutzen für die Teilnehmer/innen und warum sich eine Teilnahme lohnt. Vielleicht möchten Sie Ihre Botschaften auch an bestimmte Zielgruppen richten, je nach deren Bedürfnissen und Interessen. Verwenden Sie diese Botschaft konsistent in Ihrer gesamten Marketingkampagne.

12. Medien
Involvieren Sie die lokalen Medien , um Ihre Veranstaltung einem größeren Publikum bekannt zu machen. Entwickeln Sie auch einen Plan für das Krisenmanagement in der Öffentlichkeitsarbeit, und seien Sie darauf vorbereitet, sofort auf alle Probleme zu reagieren, die negative Auswirkungen auf Ihren Club oder Rotary haben könnten.

13. Masterplan
Ihr Masterplan für die Veranstaltung sollte einen Überblick über alle Aspekte der Veranstaltung geben, einschließlich:

• Veranstaltungsort, Logistik, Catering
• Redner/Referenten
• Aktivitäten und Unterhaltung
• Marketing/Werbung
• Anmeldeinformationen
• Sponsoren und Partner
• Aufgaben von Ehrenamtlichen und Helfern/Mitarbeitern
• Tagesordnung
• Notfallkontakte/-plan
• Rechtsrisiken und Verträge/Versicherungen

Benennung von Veranstaltungen

Wenn Sie eine Veranstaltung benennen oder eine URL für eine Website wählen, sollten Sie, wenn Sie das Wort „Rotary“, „Rotarier/innen“, „Rotaract“ oder „Interact“ verwenden wollen, unbedingt den Namen Ihres Clubs oder Distrikts angeben..

Beispiel: „Rotary Club Musterstadt Bingo-Abend“ statt „Rotary Bingo-Abend“. Man könnte es auch „Wir lieben Bingo!“ nennen ohne Bezug zu Rotary. Durch die Verwendung Ihres Clublogos oder Ihres Lockups in Promo-Materialien machen Sie deutlich, dass die Veranstaltung mit Ihrem Club und nicht mit Rotary International verbunden ist.

Mehr zu Logos und Lockups

Bitte beachten: Wenn Sie Ihren Clubnamen verwenden, muss Ihr Club alleiniger Organisator der Veranstaltung oder des Projekts sein. „Rotary“ und „Rotary Club“ können nicht an Dritte zur Verwendung im Namen einer Veranstaltung lizenziert werden. Diese Richtlinien sind im Rotary Code of Policies aufgeführt. Wenn Sie einen Namen und ein Logo für die Veranstaltung entwerfen, wenden Sie sich an eine/n Anwalt/Anwältin vor Ort, um Marken- und Urheberrechte zu klären.

Nachgang zu einer erfolgreichen Veranstaltung

Nach der Veranstaltung können Sie deren Erfolg weiter nutzen, um Ihren Club bekannt zu machen und Ihre Verbindung zum Gemeinwesen zu stärken. Hier sind einige Ideen, um die langfristige Wirkung einer Veranstaltung zu maximieren:

• DankeschönSenden Sie Dankesschreiben an die Redner/innen, Partner/innen, Sponsor/innen, Teilnehmer/innen und Freiwilligen der Veranstaltung.
• Laden Sie die Teilnehmer/innen ein, sich mit Rotary in den sozialen Medien zu vernetzen, und senden Sie E-Mail-Updates an diejenigen, die Interesse an Informationen über Ihren Club bekundet haben.
• Senden Sie den Teilnehmer/innen nach der Veranstaltung eine Umfrage, um herauszufinden, wie künftige Veranstaltungen verbessert werden können.
• Bemühen Sie sich um die Berichterstattung über die Veranstaltung, indem Sie Fotos und Videos an die Medien senden, um bemerkenswerte Redner/innen und Teilnehmer/innen hervorzuheben. Vergessen Sie nicht, dass soziale Medien die Berichterstattung über Ihre Veranstaltung verstärken können; also posten Sie Fotos von der Veranstaltung und der Berichterstattung. Holen Sie unbedingt eine schriftliche Zustimmung ein, bevor Sie das Bild oder die Stimme einer Person aufnehmen und verwenden.

Überzeugende Fotos und Videos