Pubbliche Relazioni
Quando i media locali coprono le attività del Rotary, riusciamo ad aumentare la conoscenza del Rotary da parte della comunità - e la nostra capacità di migliorare la vita delle persone in tutto il mondo.
Il Rotary come fonte delle notizie
In qualità di leader aziendali, della comunità e professionisti che agiscono per migliorare la vita a livello locale e internazionale, i soci del Rotary possono connettere i giornalisti con le storie interessanti del posto e globali per informare, coinvolgere e anche ispirare il pubblico.
Cosa cercano i giornalisti
Potete aumentare la probabilità di catturare l'attenzione dei media per le attività del vostro club sapendo che tipo di storie vogliono coprire e cosa vogliono sapere su ciò che accade nelle comunità di cui scrivono. Nel decidere se coprire una storia, i giornalisti e le agenzie di stampa sono interessati a:
- Attualità degne di fare notizia. Storie relative ad eventi, tendenze o ricorrenze di attualità. Ad esempio, come il vostro club ha risposto ad un bisogno locale o ad un disastro naturale, o come sta osservando la Giornata Mondiale della Polio, è una buona notizia di cui parlare.
- Tempestività. Storie di eventi o progetti imminenti, in corso o completati di recente.
- Prossimità. Storie che si riferiscono a problemi, persone o eventi della comunità.
- Prominenza. Storie che riguardano personaggi pubblici locali, tra cui amministratori eletti, leader aziendali e celebrità dei media.
- Interesse umano. Storie che suscitano una risposta emotiva. Ad esempio, storie di famiglie che hanno beneficiato del progetto alimentare del vostro club o di bambini senzatetto che frequentano una scuola che il vostro club ha contribuito a fondare.
- Impatto visivo. Immagini che sono drastiche e orientate all'azione. Per esempio, immagini di bambini che bevono acqua pulita da un pozzo costruito dal vostro club o un socio nell’atto di somministrare il vaccino antipolio a un bambino.
- Dati di supporto. Statistiche e ricerche per sostenere la storia e dimostrare l'impatto del progetto.
Per cominciare
Allacciare relazioni con i giornalisti ed essere una risorsa competente e fidata sulle questioni che riguardano la vostra comunità può portare ad una maggiore copertura dei progetti e degli eventi del vostro club.
Conoscere i giornalisti della zona
Sviluppare una lista di nomi di giornalisti, dettagli di contatto e titoli, insieme agli argomenti che trattano. Includere anche i blogger locali e gli influencer dei social media. Prendere nota di qualsiasi feedback ricevuto da queste persone e che potrebbe servire a ottenere una copertura mediatica in futuro.
I giornali più o le stazioni radiotelevisive più importanti possono avere dei reporter specializzati in determinati argomenti, come affari, servizi, notizie mediche, calendari di eventi o istruzione. Un giornalista specializzato in questioni di economia potrebbe essere interessato alla giornata della carriera del vostro club per gli studenti o a un progetto di microcredito, un giornalista che segue i fatti dell'istruzione potrebbe voler intervistare uno studente di scambio o un borsista della pace del Rotary, un cronista potrebbe scrivere il profilo di un socio di club e un giornalista del settore sanitario potrebbe voler conoscere la risposta del vostro club ad un'epidemia o ad un problema sanitario locale.
Consigli su come collaborare con i giornalisti
- Approcciare i giornalisti in modo strategico. Proporre storie che siano adatte alla pubblicazione di un giornalista e agli argomenti che tratta.
- Usare il metodo preferito dal giornalista per presentare idee per la storia. Alcuni giornalisti accettano idee solo via email. Altri preferiscono una telefonata. Chiedere il metodo di contatto preferito al giornalista. In caso di dubbi, iniziare con una email.
- Capire la programmazione delle date di pubblicazione. I giornalisti hanno spesso dei tempi stretti e hanno bisogno subito di dettagli sulla storia e di materiale di accompagnamento. Occorre avere pronti foto, video, statistiche, dati sul progetto e sul contesto e qualsiasi altro materiale utile.
- Rispondere prontamente alle richieste dei media.
- Approfittare degli incontri inaspettati. Se si incontra un giornalista per via casuale, cogliere l'occasione per presentarsi, condividere informazioni sull'operato del Rotary nella comunità e scambiarsi le informazioni di contatto.
- Coinvolgere i media nei propri eventi. Invitare i giornalisti alle riunioni di club con relatori che trattano degli argomenti di cui si occupano. Oppure invitateli a partecipare ad un progetto, evento o altra attività del Rotary.
Come riferire la propria storia sui fatti
Quando si contatta per la prima volta un giornalista per una storia:
- Assicurarsi che la storia sia interessante e rilevante per l’audience che legge il giornale.
- Essere informativi ma concisi. Pianificare quello che si dirà prima di contattare il giornalista.
- Fare seguito, ma fare attenzione al numero di volte in cui si chiama o si manda un’email.
Quando si comunica con i giornalisti:
- Prima inviare una email. Mettere il comunicato stampa nel testo della email preceduto da una breve nota. Gli indirizzi email dei giornalisti si trovano di solito sul sito web della loro pubblicazione o sulle loro storie più recenti.
- Poi chiamare. Se non si riceve un riscontro, chiamare per fare seguito al primo contatto. Se risponde la segreteria telefonica, lasciare un messaggio e aspettare da 24 a 48 ore prima di chiamare di nuovo.
- Terza comunicazione con sommario. Se non si riesce a stabilire un contatto con un giornalista prima di un evento o progetto, c’è ancora l'opportunità di promuovere il Rotary. Inviare un messaggio che descrive il successo riscontrato, come pietre miliari oppure obiettivi di raccolta fondi raggiunti, e includere delle foto.
Condividere le storie pubblicate sui social media E assicurarsi di pubblicarle sul sito web del club e di inviarle al coordinatore Immagine pubblica del Rotary.
Quando un giornalista declina di trattare la storia
Se un giornalista non è interessato alla vostra storia, bisogna accettare la sua decisione, ma assicurandosi di conservare le sue informazioni per opportunità future. Questa storia potrebbe non essere adatta, ma questo non significa che la prossima non lo sarà.
Altri modi per incoraggiare la copertura mediatica
Oltre a contattare direttamente un giornalista, è possibile creare interesse nelle attività e negli eventi del vostro club usando comunicati stampa, lettere all'editore e articoli di opinione.
Comunicati stampa
Scrivere un comunicato stampa per promuovere un evento specifico di club, un risultato o un'attività significativa, come un progetto di service o una dedica. L'obiettivo è di convincere i media a voler coprire la vostra storia e a cercare ulteriori informazioni.
I comunicati stampa dovrebbero essere di una pagina e scritti con una prospettiva in terza persona. Aperture creative e convincenti attirano l'interesse per l’evento, ma la prima frase dovrebbe essere concisa, diretta e chiara. E ricordarsi di includere i cinque elementi chi, cosa, dove, quando e perché.
Lettere al direttore e articoli d'opinione
La pagina editoriale è una delle sezioni più lette del giornale, ed è un ottimo modo per raggiungere un pubblico ampio e diversificato. Le lettere all'editore possono essere usate per commentare o correggere notizie precedenti. Gli articoli di opinione possono offrire una prospettiva diversa o suggerire una linea d'azione su questioni di attualità e preoccupazioni della comunità.
Ricordare quanto segue quando si presenta una lettera o un articolo di opinione:
- Controllare le regole e le linee guida della pubblicazione sulle presentazioni.
- Essere brevi e parlare in modo semplice - non più di 500 parole.
- Concentrarsi su un messaggio principale e assicurarsi di dichiarare chiaramente il punto nella prima frase.
- Includere riferimenti. Se si risponde a un articolo, una lettera, un editoriale o una notizia recente, farvi riferimento per la data e il titolo.
- Sostenere la propria posizione con fatti e dati.
- Modificare e rileggere il pezzo prima di inviarlo.
- Non usare il gergo del Rotary.
- Includere le proprie informazioni di contatto.
- Fare seguito a un articolo di opinione se non viene pubblicato. Chiedere se si può rivedere per migliorare le possibilità di essere pubblicato.
Leggere How to Teach Anti-Vaxxers the Truth, un pezzo d'opinione del Segretario generale del RI John Hewko apparso sulla rivista Time.
Di fronte a una situazione critica
Durante i periodi di crisi, gestire le richieste dei media e adottare un approccio proattivo per comunicare con il pubblico è fondamentale per proteggere la reputazione del Rotary e del vostro club. Consultare la pubblicazione Media Crisis Guide per suggerimenti. In caso di bisogno di assistenza, contattare lo staff delle Pubbliche Relazioni del Rotary al numero +1-847-866-3466 o pr@rotary.org.
Consigli per le interviste con i media
Sia che stiate rispondendo a una crisi o che vi sia stato chiesto di parlare di un argomento che vi interessa, sapere come prepararsi e rispondere alle domande durante un'intervista vi darà la fiducia necessaria per parlare con autorità.
Imparare a parlare con i media, anche nelle interviste televisive.
Modelli campione personalizzabili
Trovate comunicati stampa personalizzabili, avvisi ai media e lettere all'editore per promuovere le attività e i risultati del tuo club o distretto ai media.
Risorse e documenti correlati
Seguire il corso Pubbliche Relazioni e il tuo club nel Centro di apprendimento.