Eventi

Gli eventi offrono l'opportunità di agire, costruire relazioni ed evidenziare i progressi fatti dal Rotary nella tua comunità e nel mondo. Un evento di successo può ispirare le persone a farsi coinvolgere nel Rotary.

13 passi per pianificare un evento di successo

Organizzare o partecipare a un evento è un ottimo modo migliorare la consapevolezza del Rotary nella tua comunità e ampliare la portata del Rotary. I seguenti passi possono assicurare il successo di un evento:

1. Organizzare un evento come evento di squadra
Organizzare un evento è uno sforzo collettivo. Per eventi di dimensioni minori, è sufficiente un presidente di commissione pianificazione o una commissione eventi. Ma per i grandi eventi, potreste volere più presidenti e commissioni per gestire la sede e la logistica, i relatori e l'intrattenimento, il budget, la promozione, il marketing, e i volontari. Consultare i professionisti della contabilità, dell'assicurazione e legali.

Chiedere alla commissione di pianificazione di fornire aggiornamenti regolari sui suoi progressi alle riunioni del club e del consiglio direttivo per assicurarsi che tutto stia andando come previsto.

2. Definire gli obiettivi dell’evento
Chiedersi quali sono le ragioni per l’evento e cosa desiderate ottenere. Volete aumentare la consapevolezza, raccogliere fondi, sostenere un'area d’intervento o attrarre un nuovo pubblico? In che modo questo evento supporta il Piano d'azione del Rotary? Stabilire degli obiettivi con risultati misurabili per monitorare il vostro successo.

Trovare idee per eventi.

3. Scegliere il format dell’evento
Il vostro evento sarà di persona, virtuale o un mix dei due? State pianificando una presentazione, una discussione online o un tavolo di relatori? Il format che sceglierete dipende dagli obiettivi del vostro evento e dalle preferenze del vostro pubblico.

4. Identificare l’audience
Chi state cercando di raggiungere e perché? Porsi le seguenti domande: Quali sono gli interessi, le professioni e l’età del vostro pubblico? Sono dei membri della vostra comunità o soci del vostro club? Se ci sono minorenni coinvolti nel vostro evento, assicuratevi di rispettare le Linee guida Rotary sulla protezione dei giovani.

5. Stabilire il budget
Includere le seguenti voci nel vostro bilancio:

• Sede o piattaforma per l’evento virtuale
• Ristorazione
• Relatori
• Intrattenimento
• Decorazioni
• Staff per l’evento
• Materiali promozionali, tra cui segnaletica e branding
• Attrezzatura per presentazioni, inclusi illuminazione e microfoni
• Trasporto, come il costo del noleggio di un autobus o furgone
• Assicurazioni, permessi, licenze, spese legali, costi di contabilità e tasse

6. Scegliere la data dell’evento
Quando selezionate la data dell’evento, assicuratevi di:

• Prevedere almeno quattro mesi per pianificare
• Evitare festività ed eventi concorrenti
• Confermare che i vostri fornitori, i relatori, l'intrattenimento e gli ospiti importanti sono disponibili per quella data

7. Selezionare la vostra piattaforma virtuale o sede
Considerazioni virtuali:

• Piattaforma. Se intendete organizzare una tavola rotonda, considerate l'uso di Zoom. Se desiderate la partecipazione del pubblico per tutta la durata, considerate di usare Facebook Live. Se avete bisogno di interpretariato, assicuratevi che la vostra piattaforma sia compatibile per includerlo. Dite al vostro pubblico se l'evento o la sessione saranno registrati, e ottenete il consenso se registrerete o userete l'immagine di qualcuno.
• Durata delle sessioni. Ricorda di pianificare dei momenti di pausa tra le sessioni.
• Opportunità di networking o sessioni di gruppo. Gruppi più piccoli aiutano a coinvolgere il pubblico e danno più opportunità di contribuire.
• Gestione della riunione. Può essere difficile per l'organizzatore di una riunione o per il relatore principale impegnarsi con il pubblico e allo stesso tempo gestire la logistica della riunione. Considera la possibilità di designare qualcuno che controlli la chat o i commenti, che metta e tolga l'audio ai partecipanti, che mostri le diapositive o i documenti, o che sposti i partecipanti dentro e fuori le stanze della pausa virtuale.

Considerazioni sulla sede:

• Accessibilità. La sede è situata in una posizione comoda? Gli ingressi, i bagni e gli ascensori sono accessibili a tutti i partecipanti?
• Dimensioni e configurazione. A seconda delle dimensioni del pubblico e dello scopo dell'evento, potreste aver bisogno di stanze separate per la registrazione, le sessioni di gruppo, il personale di supporto o le aree di attesa dei relatori. Avrete anche bisogno di uno spazio adeguato per eventuali fornitori.
• Parcheggio e trasporti. È disponibile un parcheggio o un servizio di parcheggio? Se c'è una tariffa per il parcheggio, sarà ragionevole per il pubblico a cui si rivolge? O la sede è facile da raggiungere con i trasporti pubblici?
• Assicurazione. Sarà necessario acquistare un'assicurazione separata per l'evento?
• Fornitori. Potete scegliere i fornitori in base al vostro budget e alle vostre preferenze o la sede vi obbliga a usare i suoi fornitori?
• Permessi. Voi o i vostri fornitori avrete bisogno di ottenere dei permessi? (Alcune attività possono richiederli).
• Esigenze audiovisive. Se il vostro evento richiederà altoparlanti, microfoni o altre attrezzature, assicuratevi di poterle installare nel vostro spazio. Scoprite se sono disponibili il Wi-Fi e il servizio cellulare.
• Budget. Quale deposito è necessario per prenotare il locale? Ci saranno costi aggiuntivi per la sicurezza e il personale? Qual è la clausola di cancellazione?

8. Negoziare e firmare i contratti
Assicuratevi di usare contratti scritti con la sede, il fornitore della piattaforma virtuale, altri venditori, relatori, intrattenitori, altri fornitori di software ed eventuali espositori. Gli accordi dovrebbero includere l'indennizzo, la limitazione della responsabilità del vostro club per gli atti dell'altra parte e le condizioni di assicurazione. Usate una liberatoria per i modelli o richiedete l’autorizzazione scritta prima di registrare l'immagine o la voce di qualsiasi persona.

9. Selezionare relatori e intrattenimento
Determinate i vostri obiettivi e il budget per i relatori e l'intrattenimento. Potete organizzare una riunione di pianificazione con il vostro team per identificare i potenziali relatori e intrattenitori che possono aiutarvi a raggiungere questi obiettivi. Tenete presente la loro rilevanza, influenza e costo, così come gli interessi del vostro pubblico. Usate contratti scritti con i relatori e gli intrattenitori che includano termini sul permesso di registrare e usare le loro performance. Ottenete tutte le licenze necessarie, comprese quelle per la musica.

10. Sviluppare un tema dell'evento
Avere un tema aiuterà a dare forma al focus dell'evento, al piano di marketing e alla messaggistica. Quando si sceglie un tema, considerate lo scopo dell'evento, gli obiettivi e il pubblico.

Trova sfondi virtuali col brand del Rotary e e modelli PowerPoint da usare al vostro evento.

11. Creare un piano di promozione e marketing
Comincia a decidere quali canali userete per promuovere il vostro evento. Per esempio, se si tratta di un evento per i soci del club, il tuo sito web, la newsletter e le email possono essere sufficienti. Per pubblicizzare gli eventi per il pubblico, potreste usare i social media, affiggere volantini nella comunità o pubblicare annunci nei media.

Usare il logo del vostro club, distretto o zona su tutto il materiale promozionale. Se l'evento ha il proprio nome o logo, potete usarlo accanto al logo del vostro club, distretto o zona usando una linea verticale per separare i due.

Creare il logo di club, distretto o zona.

Trovare modelli per la creazione di lockup.

Maggiori informazioni sui loghi e lockup.

Quindi, decidete una tempistica per le vostre promozioni. Sviluppate la messaggistica pensando al vostro pubblico: Concentratevi su cosa interessa loro e perché dovrebbero partecipare. Potreste voler indirizzare i vostri messaggi a un pubblico specifico in base ai suoi bisogni e interessi. Usate questa messaggistica in modo coerente in tutta la vostra campagna di marketing.

12. Sviluppare un piano di relazioni con i media
Scoprite come coinvolgere i media locali per promuovere il vostro evento a un pubblico più ampio. Sviluppate un piano di gestione delle crisi nelle relazioni pubbliche, ed essere pronti a rispondere immediatamente a qualsiasi problema che potrebbe avere un impatto negativo sul vostro club o Rotary.

13. Creare un piano generale per l’evento
Il vostro piano generale dell'evento dovrebbe fornire una panoramica di tutti gli aspetti dell'evento, compresi:

• Sede, logistica e gestione del catering
• Relatori e presentatori
• Attività e intrattenimento
• Marketing e promozioni
• Informazioni sulla registrazione
• Sponsor e partner
• Ruoli e responsabilità dei volontari e staff
• Itinerario dettagliato
• Informazioni sui contatti di emergenza e altri aspetti del vostro piano di gestione delle crisi per mitigare i rischi attraverso i contratti e l’assicurazione

Come chiamare gli eventi

Quando scegliete il nome di un evento o un URL per un sito web, se volete usare la parola "Rotary", "Rotariano", "Rotaract" o "Interact", assicuratevi di includere il nome del vostro club o distretto.

Ad esempio, non si potrà chiamare un evento "Rotary Bingo", ma lo si dovrà chiamare "Rotary Club of Evanston Bingo Night". In alternativa, lo si potrebbe chiamare "We Love Bingo!" omettendo qualsiasi riferimento al Rotary. Usando il logo o il lockup del vostro club nel materiale promozionale, rendete chiaro che l'evento è affiliato al vostro club, non al Rotary International.

Maggiori informazioni sui loghi e lockup.

Quando si usa il nome del club, quest'ultimo deve avere il pieno controllo dell'evento o del progetto. "Rotary" e "Rotary club" non possono essere concessi in licenza a terzi per essere usati nel nome di un evento. Queste linee guida sono descritte nel Rotary Code of Policies. Se si crea un nome e un logo per l'evento, consultare un ufficio legale del posto per l'autorizzazione del marchio e del copyright.

Fare leva sul successo dell’evento

Alla conclusione dell'evento, potete continuare ad usarlo per far conoscere il vostro club e rafforzare il vostro legame con la comunità. Ecco alcune idee per massimizzare l'impatto a lungo termine di un evento:

• Inviare bigliettini di ringraziamento ai relatori, partner, partecipanti e volontari dell’evento.
• Invitare i partecipanti a connettersi con il Rotary nei social media ed inviate aggiornamenti a coloro che hanno espresso interesse a ricevere informazioni sul vostro club.
• Inviare un sondaggio dopo l’evento ai partecipanti per sapere come migliorare gli eventi futuri.
• Perseguire la copertura dell’evento inviando foto e video per sottolineare ai media i relatori e i partecipanti degni di nota. Non dimenticare che i social media possono amplificare la copertura del vostro evento, quindi pubblica le foto dell'evento e qualsiasi copertura mediatica che riceve. Assicurati di ottenere il consenso scritto prima di registrare e usare l'immagine o la voce di qualsiasi persona.

Maggiori informazioni sulla creazione di foto e video accattivanti.