Eventos
Todo evento nos dá a oportunidade de entrarmos em ação, formarmos vínculos e destacarmos o progresso alavancado pelo Rotary local e mundialmente. Um evento de sucesso pode inspirar os seus participantes a se envolver com o Rotary.
13 dicas para o planejamento de um evento de sucesso
Quando realizamos ou comparecemos a um evento do Rotary, aumentamos a conscientização sobre a organização e expandimos seu alcance. Seguem algumas dicas para garantir o sucesso do seu evento:
1. Forme uma equipe de planejamento
A realização de um evento requer trabalho em equipe. Para encontros pequenos, um encarregado ou comissão de planejamento podem dar conta do recado. Por outro lado, encontros grandes requerem várias comissões para tratar os trâmites relativos ao local, logística, palestrantes, entretenimento, orçamento, promoção e colaboradores. É recomendável sempre contar com profissionais das áreas de seguro, contabilidade e serviços jurídicos.
Para garantir que tudo esteja dentro dos conformes, peça à comissão de planejamento que informe sobre o andamento dos seus trabalhos nas reuniões de clube, incluindo as do conselho diretor.
2. Determine os objetivos do evento
Por que este evento será realizado e o que você espera alcançar com ele? Você quer aumentar a conscientização, arrecadar fundos, apoiar uma área de enfoque ou atrair um público novo? Como este evento apoia o Plano de Ação do Rotary? Defina objetivos com resultados mensuráveis para poder acompanhar o sucesso da atividade.
3. Escolha o formato do evento
Seu evento será presencial, virtual ou uma combinação de ambos? Você está planejando oferecer apresentações, grupos de discussão on-line ou painéis de especialistas? O formato que você escolher depende dos objetivos do seu evento, bem como da preferência do seu público.
4. Identifique o público
Qual o seu público-alvo e por quê? Determine: Os interesses, profissões e faixa etária dos integrantes do seu público, e se eles são membros da sua comunidade ou associados do seu clube. Se houver a participação de menores de idade, garanta que as normas de proteção a jovens do Rotary sejam seguidas.
5. Elabore o orçamento
Inclua no orçamento custos relativos a:
- Local físico ou plataforma virtual das reuniões
- Refeições e bebidas
- Palestrantes
- Entretenimento
- Decorações
- Equipe trabalhando no evento
- Materiais promocionais, incluindo placas e branding (logos com a Marca Rotary)
- Equipamento para apresentações, incluindo iluminação e microfones
- Transporte, como aluguel de ônibus e van
- Impostos, aspectos contábeis, seguros, alvarás, licenças, honorários advocatícios
6. Escolha a data do evento
Ao selecionar a data para o seu evento, certifique-se de:
- Dedicar ao menos quatro meses ao planejamento
- Evitar conflitos com feriados e acontecimentos importantes
- Confirmar se os fornecedores, palestrantes, entretenimento e convidados de destaque estarão disponíveis na data
7. Selecione o local físico ou plataforma virtual
Considerações para ambiente virtual:
- Plataforma. O Zoom é o mais indicado se você pretende oferecer um painel de discussão. Se desejar a participação do público, considere usar o Facebook Live. Se precisar de interpretação, certifique-se de que a plataforma acomode este serviço. Informe ao seu público se o evento ou sessão será gravado e obtenha o consentimento das pessoas para gravar e/ou usar sua imagem e voz.
- Duração das sessões. Inclua intervalos entre as sessões.
- Networking e grupos de discussão. Grupos menores são mais envolventes e permitem maior engajamento entre os participantes.
- Administração. É difícil para o anfitrião ou palestrante principal de uma reunião interagir com o público e, ao mesmo tempo, cuidar da parte técnica da reunião. Por isso, delegue a outra pessoa a tarefa de monitorar as perguntas e comentários, ativar e desativar o som dos participantes, exibir os slides ou documentos, e transferir os participantes entre a sala principal e os grupos de discussão menores.
Considerações para ambiente presencial:
- Acessibilidade. O espaço fica em área de fácil acesso? As entradas, sanitários e elevadores são acessíveis a todos os participantes?
- Tamanho e configuração. Dependendo do tamanho do público e do propósito do evento, você pode precisar de salas separadas para inscrição, grupos de discussão, voluntários e áreas de descanso para os oradores. Você também precisará de espaço para os fornecedores.
- Estacionamento e transporte. Há estacionamento ou manobrista no local? Se o estacionamento for pago, o preço é razoável para o seu público-alvo? É possível chegar ao local com transporte coletivo?
- Seguro. Você precisará adquirir um seguro separado para o evento?
- Fornecedores. Você pode escolher os fornecedores com base no seu orçamento e preferência, ou a exigência é que você contrate os fornecedores usados pelo local do evento?
- Licenças. Você ou seus fornecedores precisarão obter licenças? (Certas atividades podem exigi-las.)
- Audiovisual. Se o evento exigir alto-falantes, microfones ou outros equipamentos, verifique se eles poderão ser usados e funcionarão bem no espaço. Descubra se há Wi-Fi e recepção de sinal para celulares.
- Orçamento. É necessário fazer um depósito para reservar o local? Haverá custos adicionais para contratação de trabalhadores, incluindo segurança? Quais as regras de cancelamento?
8. Negocie e assine os contratos
Use contratos escritos para firmar os acordos com o local, a plataforma virtual, fornecedores, palestrantes, artistas, empresas de software e expositores. Os acordos devem incluir indenização, seguro e limitação de responsabilidade ao seu clube por atos de terceiros. Use um modelo de autorização ou obtenha permissão por escrito antes de gravar a imagem ou voz de qualquer pessoa.
9. Escolha os palestrantes e entretenimento
Determine seus objetivos e custo máximo com palestrantes e entretenimento. Em seguida, reúna-se com a sua equipe para encontrar palestrantes e artistas que atendam às suas expectativas, Tendo em mente sua relevância, influência e custo, bem como os interesses do seu público. Para palestrantes e artistas, use contratos por escrito que incluam dispositivos sobre permissão de gravação e uso de voz e imagem. Obtenha todas as licenças necessárias, incluindo para uso de música.
10. Crie um tema para o evento
O tema dá foco ao evento e fortalece sua promoção. Ao escolher um tema para o evento, considere o propósito, os objetivos e o público-alvo.
Encontre planos de fundos do Rotary e modelos de PowerPoint para seu evento.
11. Elabore o plano de marketing
Comece decidindo quais os melhores canais para promover o seu evento. E-mails, newsletters e website do clube funcionam bem se o encontro for para o público interno. Para um público externo, faça a divulgação distribuindo folhetos em lugares estratégicos, e use também as redes sociais e a mídia tradicional.
Coloque o logo do seu clube, distrito ou zona em todos os materiais promocionais. Se o evento tiver seu próprio nome e/ou logotipo, você pode usá-lo ao lado do logotipo do seu clube, distrito ou zona usando uma linha vertical para separá-los.
Crie um logo para seu clube, distrito ou zona.
Encontre modelos para criação de logos combinados.
Estabeleça um cronograma para o processo promocional. Planeje a mensagem e materiais tendo o público-alvo em mente. Concentre-se no que as pessoas ganharão ao participar do evento e por que não devem perdê-lo. Você pode direcionar suas mensagens a públicos específicos com base nas suas necessidades e interesses. A mensagem deve ser uniforme ao longo da sua campanha de marketing.
12. Desenvolva um plano de relações com a mídia
Veja como engajar a mídia local para promover seu evento a um público mais amplo. Formule um plano de gestão de crises e prepare-se para tratar e responder imediatamente quaisquer problemas que possam causar impacto negativo no seu clube ou no Rotary.
13. Produza um plano diretor
O plano diretor deve dar uma visão geral de todos os aspectos do evento, incluindo:
- Local, logística e serviço de bufê
- Palestrantes e apresentadores
- Atividades e entretenimento
- Marketing e promoções
- Informações de inscrição
- Patrocinadores e parceiros
- Atribuições e responsabilidades de trabalhadores pagos e de voluntários
- Itinerário detalhado
- Dados de contato de emergência e outros aspectos do seu plano de gerenciamento de crises
- Riscos jurídicos e meios de reduzir riscos por meio de contratos e seguros
Nome do evento
Quando você dá nome a um evento ou escolhe o URL para um site, se for usar a palavra “Rotary”, “Rotariano”, “Rotaract” ou “Interact”, é obrigatório incluir também o nome do seu clube ou número do seu distrito.
Por exemplo, em vez de chamar o seu evento de “Noite do Bingo no Rotary”, chame-o de “Noite do Bingo do Rotary Club de Evanston”. Ou então “Nós Adoramos Bingo!”, sem qualquer menção ao Rotary. Ao usar o logotipo do seu clube ou um logotipo combinado em materiais promocionais, fica bem claro que o evento é do seu clube, e não do Rotary International.
Seu clube deve ter controle absoluto do evento que levar o seu nome. Os nomes “Rotary” e “Rotary Club” não podem ser licenciados a terceiros para uso em nome de evento. Consulte as regras constantes do Código Normativo do Rotary. Se você criar um nome e logotipo para o evento, consulte um advogado sobre a liberação de marca registrada e direitos autorais.
Maximize o impacto do seu evento
Mesmo após o término do evento, você poderá usá-lo para aumentar a conscientização sobre seu clube e fortalecer sua conexão com a comunidade. Seguem algumas ideias para maximizar o impacto em longo prazo de um evento:
- Envie notas de agradecimento aos palestrantes, parceiros, patrocinadores, participantes e voluntários do evento.
- Convide os participantes a se conectarem com o Rotary nas mídias sociais e envie atualizações por e-mail para aqueles que manifestaram interesse no seu clube.
- Faça uma pesquisa com os participantes para descobrir como melhorar eventos futuros.
- Obtenha cobertura midiática enviando fotos e vídeos de palestrantes e participantes aos canais de mídia. Aumente a visibilidade do evento, postando nas redes sociais fotos, vídeos e qualquer cobertura midiática recebida pelo encontro. Certifique-se de obter o consentimento por escrito antes de gravar e usar a imagem ou voz de qualquer pessoa.