행사
행사는 실천에 나서고 관계를 구축하며 로타리가 지역사회와 전 세계에서 거두고 있는 성취를 알릴 기회입니다. 성공적인 행사를 통해 사람들이 로타리에 참여하도록 만들 수 있습니다.
성공적인 행사를 계획하기 위한 13단계
행사를 주최하거나 행사에 참여하는 것은 지역사회에 로타리를 알리고 로타리의 영역을 넓히는 좋은 방법입니다. 다음 단계를 따라 성공적인 행사를 개최하세요:
1. 기획 팀을 구성한다.
행사를 주최하기 위해서는 팀워크가 필요합니다. 소규모 행사의 경우, 행사 위원장 또는 기획위원회로도 충분할 수 있습니다. 그러나 대규모 행사의 경우, 다수의 위원장과 위원회가 행사장 및 제반사항, 연사 및 공연, 예산, 홍보 및 마케팅, 자원봉사자 등에 대한 관리가 필요합니다. 회계, 보험 및 법률 전문가와 상담하세요.
기획위원회가 클럽 및 이사회 회의에서 진행상황을 정기적으로 보고해 모든 것이 계획대로 진행되도록 하세요.
2. 행사의 목표를 설정한다.
이 행사를 개최하는 이유와 목표를 스스로에게 물어보세요. 인지도 상승, 기금 모금, 초점분야 지원, 또는 예상회원의 참여를 원하시나요? 이 행사는 로타리의 실천 계획을 어떻게 뒷받침하나요? 성과를 추적하기 위해 측정 가능한 결과를 목표로 설정하세요.
3. 행사의 형식을 선택한다.
행사는 대면, 온라인, 하이브리드 중 어떤 방식으로 진행되나요? 기조 연설, 온라인 토론 또는 패널 토의를 계획하고 계신가요? 행사의 목표와 청중의 선호에 따라 적절한 형식을 선택해야 합니다.
4. 청중을 파악한다.
행사에 참여시키고자 하는 청중은 누구이며 그 이유는 무엇인가요? 다음 질문을 생각해보세요: 청중의 관심사, 직업 및 연령은 어떠한가? 이들은 지역사회 구성원인가, 아니면 클럽 회원인가? 미성년자가 행사에 참여하는 경우 로타리의 청소년 보호 가이드라인을 준수하시기 바랍니다.
5. 예산을 수립한다.
다음 항목을 포함해 예산을 수립하세요:
- 행사 장소 또는 온라인 플랫폼
- 식음료
- 연사
- 공연
- 장식
- 행사 스태프
- 현수막, 로타리 브랜드 물품 등을 포함한 홍보물
- 조명 및 마이크를 포함한 프레젠테이션 장비
- 버스 또는 밴 렌트비와 같은 교통수단
- 보험, 허가, 면허, 법적 비용, 회계 비용 및 세금
6. 행사 날짜를 선택한다.
다음 사항을 고려해 행사 날짜를 선택하세요:
- 기획 기간을 4개월 이상 확보한다
- 공휴일이나 경쟁 행사 날짜를 피한다
- 공급업체, 연사, 공연자 및 중요한 게스트가 참석할 수 있는 날짜를 확인한다
7. 행사장 또는 온라인 플랫폼을 선택한다.
온라인 행사 개최 시 고려사항:
- 플랫폼. 패널 토의를 주최할 계획이라면 줌(ZOOM) 사용을 고려하세요. 청중이 행사 전반에 참여하기를 원한다면 페이스북 라이브(Facebook Live)를 사용해보세요. 통역이 필요한 경우 통역이 가능한 플랫폼인지 확인하세요. 행사나 세션의 녹화 여부를 청중에게 알리고, 사람들의 이미지를 녹화하거나 사용하는 것에 대한 동의를 구하세요.
- 세션 일정. 세션 사이에 휴식 시간을 배치하는 것을 잊지 마세요.
- 네트워킹 또는 분과세션 기회. 참가자를 소규모 그룹으로 나누면 더 적극적으로 참여할 수 있고 발언 기회도 더 많아집니다.
- 세션 관리. 진행자나 주요 연사가 청중과 소통하는 동시에 세션 진행을 관리하는 일이 어려울 수 있습니다. 채팅 또는 댓글을 모니터링하고, 참가자를 음소거 및 음소거 해제하고, 슬라이드 또는 문서를 화면에 띄우고, 온라인 분과세션 회의실로 참가자를 이동시키는 등 세션을 관리할 사람을 따로 임명하는 것이 좋습니다.
대면 행사 개최 시 고려사항:
- 접근성. 행사장이 접근하기 편리한 위치에 있나요? 출입구, 화장실, 엘리베이터는 모든 참가자가 이용하기 편리한가요?
- 규모 및 구조. 청중의 규모와 행사의 목적에 따라 등록, 분과세션, 지원 스태프 또는 연사의 대기 공간을 위해 별도의 공간이 필요할 수 있습니다. 또한 공급업체를 위한 공간도 필요할 수 있습니다.
- 주차 및 교통편. 주차장 또는 발레파킹 서비스를 이용할 수 있나요? 주차료가 부과되는 경우, 예상 청중에게 합리적인 가격인가요? 아니면 대중교통으로 이동하기 편한 장소인가요?
- 보험. 행사를 위해 별도의 보험에 가입해야 하나요?
- 공급업체. 여러분의 예산과 선호에 따라 공급업체를 선택할 수 있나요? 아니면 행사장에서 지정한 공급업체를 사용해야 하나요?
- 허가. 여러분이나 공급업체가 받아야 하는 허가가 있나요? (특정 활동에는 허가가 필요할 수 있습니다.)
- 시청각 시설. 일정에 스피커, 마이크 또는 기타 장비가 필요한 경우, 행사장에 설치가 가능한지 확인하세요. Wi-Fi 및 인터넷을 이용할 수 있는지도 알아보세요.
- 예산. 행사장 예약을 위해 계약금이 필요한가요? 보안 및 인력에 대한 추가 비용이 있나요? 취소 규정은 어떠한가요?
8. 협상 및 계약서 서명.
행사장, 온라인 플랫폼 공급업체, 기타 공급업체, 연사, 공연자, 기타 소프트웨어 제공업체 및 모든 전시업체와 서면 계약을 완료해야 합니다. 계약서에는 면책, 상대방의 행위에 대한 클럽의 책임 제한, 보험 약관이 포함되어야 합니다. 다른 사람의 이미지나 음성을 녹화하기 전에 초상권 사용 동의서를 이용해 서면 허가를 받아야 합니다.
9. 연사와 공연자를 선택한다.
연사 및 공연자를 초청하는 목적과 예산을 결정합니다. 그런 다음 팀과 기획 회의를 열어 목적 달성에 도움이 될 만한 잠재적 연사 및 공연자를 찾으세요. 이들의 적절성, 영향력, 비용, 예상 청중의 관심사를 고려하세요. 연사 및 공연자와의 서면 계약서에는 해당 연설이나 공연을 기록하고 사용하는 것에 대한 허가를 받는 조건이 포함되어야 합니다. 음악 사용 허가를 포함해 필요한 모든 허가를 취득하세요.
10. 행사 주제를 개발한다.
행사 주제가 있으면 행사의 초점, 마케팅 계획 및 메시지 전달에 도움이 됩니다. 행사의 목적과 목표, 청중을 고려해 주제를 선택하세요.
행사에 사용할 로타리 온라인 배경 화면과 파워포인트 템플릿을 찾아보세요.
11. 홍보 및 마케팅 계획을 세운다.
먼저 행사를 홍보하는 데 사용할 채널을 결정하세요. 예를 들어, 클럽 회원을 위한 행사라면 클럽 웹사이트, 뉴스레터, 이메일만으로도 충분할 수 있습니다. 일반 대중에게 행사를 홍보하기 위해서는 소셜미디어를 사용하거나 지역사회에 전단지를 게시하거나 언론에 광고를 게시할 수 있습니다.
모든 홍보 자료에 클럽, 지구, 또는 존 로고를 사용하세요. 행사에 고유의 명칭이나 로고가 있는 경우, 세로줄을 사용해 클럽, 지구, 또는 존 로고와 병기할 수 있습니다.
다음으로는 홍보 일정을 계획합니다. 예상 청중을 염두에 두고 홍보 메시지를 개발하세요. 참가자들에게 주어지는 혜택과 참석해야 하는 이유에 초점을 맞추세요. 특정 청중의 니즈와 관심사에 따라 맞춤 메시지를 개발할 수도 있습니다. 홍보 캠페인 전반에 걸쳐 이 메시지를 꾸준히 활용하세요.
12. 언론 홍보 계획을 세운다.
지역 언론의 참여를 유도하는 등 더 많은 청중에게 행사를 홍보하는 방법을 알아보세요. 홍보 위기 관리 계획을 수립하고, 클럽이나 로타리에 부정적 영향을 미칠 수 있는 문제에 즉시 대응할 준비를 갖춰야 합니다.
13. 행사의 종합 계획을 수립한다.
행사 종합 계획은 다음과 같은 행사의 모든 측면을 설명하고 있어야 합니다:
- 행사장, 일정 등의 제반사항, 케이터링 관리
- 연사 및 발표자
- 활동과 공연
- 마케팅 및 홍보
- 등록 정보
- 스폰서 및 파트너
- 자원봉사자 및 스태프의 역할과 책임
- 상세한 일정표
- 비상 연락처 및 기타 위기 관리 계획
- 법적 위험 및 계약과 보험을 통한 위험 완화 노력
행사명 정하기
행사 이름을 정하거나 웹사이트 URL을 선택할 때 '로타리', '로타리안', '로타랙트', '인터랙트' 라는 단어를 사용하려면 클럽이나 지구의 이름이 포함되어야 합니다.
예를 들어, 퀴즈대회를 개최하는 경우 '로타리 퀴즈대회' 대신 '여수제일 로타리클럽 퀴즈대회'라고 이름붙여야 합니다. 또는 로타리와 관계없이 '이웃사랑 퀴즈대회'라고 이름지어도 좋습니다. 홍보 자료에 클럽 로고나 로고 락업을 사용해 이 행사가 국제로타리가 아니라 클럽이 주최하는 행사임을 분명히 해주세요.
또한 여러분 클럽이 해당 행사 또는 프로젝트를 단독으로 주관할 때만 행사명에 클럽명을 사용할 수 있습니다. '로타리'와 '로타리클럽'은 제3자의 행사명으로 사용될 수 없습니다. 이 지침은 로타리 정책 규약에 근거한 것입니다. 행사명과 행사 로고를 만들 경우 상표 및 저작권 허가에 대해 현지 변호사와 상의하시기 바랍니다.
클럽의 성공을 이어나간다.
행사가 끝난 뒤에도 계속해서 클럽을 알리고 지역사회와의 연결을 강화할 수 있습니다. 행사의 장기적인 효과를 극대화하기 위한 방법을 소개합니다:
- 행사의 연사, 파트너, 스폰서, 참석자, 자원봉사자들에게 감사의 편지를 보낸다.
- 참석자들을 소셜미디어 친구로 초대해 로타리와 소통할 수 있게 하고, 클럽 관련 정보에 관심을 보인 참석자들에게 최신 소식을 이메일로 전달한다.
- 행사 후 설문조사를 참석자에게 발송해 향후 행사 개선 방안을 듣는다.
- 주목할 만한 연사들과 참석자들의 사진과 동영상을 언론에 보내 행사에 대한 기사 보도를 추진한다. 소셜미디어는 보도 효과를 극대화할 수 있습니다. 행사 사진과 모든 언론 보도를 게시하세요. 다른 사람의 이미지나 음성을 녹화 및 사용하기 전에 반드시 서면 동의를 받으세요.