Événements

Les manifestations sont une occasion de passer à l'action, de nouer des relations et de célébrer les progrès réalisés par le Rotary localement et dans le monde. Un événement réussi peut inciter les gens à s'impliquer dans le Rotary.

13 étapes pour organiser un événement réussi

Organiser ou participer à une manifestation est un excellent moyen de faire connaître le Rotary et d'étendre sa portée. Suivez ces étapes pour assurer le succès de votre événement :

1. Formez une équipe chargée de la planification.
Organiser un événement est un travail d'équipe. Pour ceux de petite envergure, un responsable Événement ou une commission Planification peut suffire. Mais pour ceux de plus grande envergure, il peut être nécessaire d'avoir plusieurs responsables et commissions pour la gestion du lieu, de la logistique, des intervenants et des divertissements, du budget, de la promotion et du marketing, ainsi que des bénévoles. Faites appel à des comptables, des assureurs et des juristes.

Demandez à la commission de planification de faire régulièrement le point sur ses progrès lors de réunions de club et du comité de club pour vous assurer que tout se déroule comme prévu.

2. Fixez les objectifs de l'événement.
Réfléchissez à la raison d'être de l'événement et aux objectifs que vous souhaitez atteindre. Vous souhaitez sensibiliser le public, collecter des fonds, soutenir un axe stratégique ou attirer un nouveau public ? Comment cet événement s'inscrit-il dans le cadre du plan d'action du Rotary ? Fixez des objectifs dont les résultats peuvent être mesurés afin d'évaluer votre réussite.

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3. Choisissez le format de l'événement.
Votre événement se déroulera-t-il en personne, virtuellement ou en hybride ? Vous prévoyez une présentation, une discussion en ligne ou un panel d'intervenants ? Le format que vous choisissez dépend des objectifs de votre événement, ainsi que des préférences de votre public.

4. Identifiez l'auditoire.
Qui souhaitez-vous atteindre et pourquoi ? Posez-vous ces questions : Quels sont les attentes, les professions et les tranches d'âge de votre public ? Sont-ils des membres de votre club ou non ? Si des mineurs sont impliqués dans votre événement, assurez-vous de suivre les directives en matière de protection des jeunes du Rotary.

5. Établissez le budget.
Incluez les points suivants dans votre budget :

• Site physique ou plateforme virtuelle d'hébergement
• Repas et boissons
• Conférenciers
• Divertissements
• Décorations
• Équipe de l'événement
• Matériel promotionnel, y compris affichage et marketing
• Équipement pour les présentations, y compris l'éclairage et les microphones
• Transport, notamment le coût de la location d'une navette ou d'un fourgon
• Assurances, autorisations, licences, frais juridiques, frais de comptabilité et taxes.

6. Choisissez la date de l'événement.
Lorsque vous choisissez la date de votre événement, veillez à :

• Vous donner au moins quatre mois pour la planification
• Éviter les périodes de fermeture et les événements concurrents
• Confirmez que vos fournisseurs, conférenciers, animateurs et invités importants sont disponibles à cette date.

7. Sélectionnez votre plateforme virtuelle ou site physique de réunion.
Facteurs à prendre en compte pour un événement virtuel :

• Plateforme. Si vous envisagez d'organiser un panel, pensez à utiliser Zoom. Si vous souhaitez que le public soit présent tout au long du processus, envisagez d'utiliser Facebook Live. Si vous avez besoin d'un service d'interprétariat, assurez-vous que votre plateforme en ligne puisse le permettre. Indiquez à votre public si l'événement ou la séance sera enregistré, et obtenez les autorisations relatives au droit à l'image.
• Durée des séances. N'oubliez pas de prévoir des pauses entre les séances.
• Opportunités de réseautage ou groupes de discussion. Les groupes de discussion permettent d'impliquer le public et de lui donner davantage d'occasions de participer.
• Gestion de l'événement. Il peut être difficile pour les organisateurs ou les intervenants principaux d'une réunion d'interagir avec le public tout en devant gérer la logistique de la réunion. Envisagez de nommer une personne chargée de gérer le tchat ou les commentaires, de couper et d'établir le son pour les participants, de faire défiler les diapositives ou les documents, ou de gérer les groupes de discussion.

Facteurs à prendre en compte quant au lieu :

• L'accessibilité. Le lieu est-il bien situé ? Les salles, les toilettes et les ascenseurs sont-ils accessibles à tous les participants ?
• Capacité et configuration. En fonction de la quantité de participants et de l'objectif de l'événement, vous aurez peut-être besoin de salles séparées pour l'inscription, les groupes de discussion, le personnel d'assistance ou les « salles d'attente » des conférenciers. Vous aurez également besoin d'un accès adéquat pour les fournisseurs.
• Stationnement et transport. Un parking ou un service de voiturier sont-ils disponibles ? Si le tarif du stationnement est payant, sera-t-il abordable pour le public visé ? Ou bien le site est-il bien desservi par les transports en commun ?
• Assurance. Devrez-vous souscrire à une assurance spécifique pour l'événement ?
• Fournisseurs. Pouvez-vous sélectionner des fournisseurs en fonction de votre budget et de vos préférences, ou le site vous oblige-t-il à faire appel à ses fournisseurs ?
• Autorisations. Est-ce que vous ou vos fournisseurs devrez obtenir des autorisations (certaines activités peuvent les requérir) ?
• Besoins audiovisuels. Si votre événement nécessite des enceintes, des micros ou d'autres équipements, assurez-vous que vous pourrez les installer dans votre espace. Vérifiez si le service Wi-Fi et la téléphonie mobile sont disponibles.
• Budget.Un acompte est-il nécessaire pour réserver le site ? Des coûts supplémentaires seront-ils nécessaires pour la sécurité et le personnel ? Quelles sont les modalités d'annulation ?

8. Établissez des contrats.
Veillez à établir des contrats écrits mentionnant le lieu de réunion, le fournisseur de la plateforme virtuelle, les intervenants, les animateurs, les autres fournisseurs de logiciels et les exposants et tout autre fournisseur impliqué. Les contrats doivent également inclure l'indemnisation, les clauses de responsabilité de votre club vis-à-vis des actes de l'autre partie et les modalités d'assurance. Utilisez un modèle d'autorisation ou obtenez une autorisation écrite avant d'enregistrer l'image ou la voix d'une personne.

9. Choisissez les intervenants et les divertissements.
Déterminez vos objectifs et votre budget pour les intervenants et les divertissements. Organisez ensuite une réunion de planification avec votre équipe pour identifier les conférenciers et les animateurs potentiels qui peuvent vous aider à atteindre ces objectifs. Choisissez les selon leur pertinence, leur influence et leur coût, ainsi que les centres d'intérêt de votre public. Passez des contrats écrits avec les conférenciers et les artistes qui prévoient l'autorisation d'enregistrer et d'utiliser leurs spectacles. Obtenez toutes les autorisations nécessaires, y compris celles relatives à la musique.

10. Définissez un thème pour l'événement.
Un thème permettra de définir l'orientation de l'événement, les stratégies de marketing et de communication. Lorsque vous définissez un thème, tenez compte des objectifs et du public de l'événement.

Accédez à des fonds virtuels et des modèles de PowerPoint de la marque du Rotary à utiliser lors de votre événement.

11. Élaborez un plan de promotion et de marketing.
Commencez par décider des médias que vous utiliserez pour promouvoir votre événement. Par exemple, s'il s'agit d'un événement destiné aux membres du club, des informations fournies via votre site web, vos bulletins d'information et des e-mails peuvent suffire. Pour promouvoir l'événement auprès du grand public, utilisez les réseaux sociaux, distribuez des prospectus dans votre ville ou publiez des annonces dans les médias.

Utilisez le logo de votre club, district ou zone sur toutes les ressources promotionnelles. Si l'événement a son propre nom ou logo, vous pouvez l'associer au logo de votre club, district ou zone en utilisant une ligne verticale pour les distinguer.

Créez le logo de votre club, district ou zone.

Découvrez des modèles pour créer des logos.

En savoir plus sur les logos et logotypes.

Ensuite, fixez un calendrier pour vos promotions. Élaborez votre communication en tenant compte de votre public : Concentrez-vous sur ce qu'ils peuvent en retirer et pourquoi ils devraient y assister. Vous voudrez peut-être cibler vos communications sur des publics spécifiques en fonction de leurs attentes et centres d'intérêt. Utilisez votre communication de manière uniforme tout au long de votre campagne de marketing.

12. Élaborez un plan de relations avec les médias.
Découvrez comment promouvoir votre événement auprès d'un public plus large. Préparez un plan de gestion de crise en matière de relations publiques et soyez prêt à répondre immédiatement à tout problème susceptible d'avoir un impact négatif sur votre club ou votre Rotary.

13. Élaborez un plan directeur de l'événement.
Ce plan directeur doit fournir une vue d'ensemble de tous les aspects de l'événement, comme :

• La gestion du site, de la logistique et de la restauration
• Les conférenciers et les présentateurs
• Les activités et les divertissements
• Le marketing et la promotion
• Les informations d’inscription
• Les sponsors et les parrains
• Les rôles et responsabilités des bénévoles et du personnel
• Un itinéraire détaillé
• Les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence et les autres aspects de votre plan de gestion de crise
• Les responsabilités juridiques et les mesures à prendre pour atténuer les risques au moyen de contrats et d'assurances

Attribuez un nom à des événements

Lorsque vous souhaitez attribuez un nom à une manifestation ou un nom de domaine à un site web et que vous voulez y inclure le nom « Rotary », « Rotarien », « Rotaract » ou « Interact », veillez à inclure aussi le nom de votre club ou district.

Appelez votre événement « Soirée Bingo du Rotary club de Villeneuve », plutôt que « Soirée Bingo du Rotary ». Vous pouvez aussi simplement l'appeler « Soirée Bingo » sans mentionner le Rotary. En insérant le logo de votre club dans vos ressources promotionnelles, vous indiquez clairement que l'événement est associé à votre club et non au Rotary International.

En savoir plus sur les logos et logotypes.

Si vous utilisez le nom de votre club, ce dernier doit avoir le monopole sur l'événement. Les noms « Rotary » et « Rotary club » ne peuvent pas être cédés à un tiers pour être utilisés dans le nom d'un événement. Ces directives sont précisées dans le Rotary Code of Policies. Si vous créez un nom et un logo pour l'événement, faites appel à un juriste local pour les autorisations relatives à la marques et aux droits d'auteur.

S'appuyer sur la réussite de votre événement

Une fois l'événement terminé, vous pouvez continuer à l'utiliser pour faire connaître votre club et renforcer votre lien avec la communauté. Voici quelques idées pour optimiser l'impact à long terme d'un événement :

• Envoyez des messages de remerciement aux intervenants, partenaires, sponsors, participants et bénévoles de l'événement.
• Invitez les participants à suivre le Rotary sur les réseaux sociaux et fournissez des informations par e-mail à ceux qui ont exprimé leur souhait d'en savoir plus sur votre club.
• Envoyez une enquête après l'événement aux participants pour améliorer les prochains événements.
• Assurez la couverture de l'événement en envoyant à la presse des photos et des vidéos pour souligner les intervenants et les participants clés. N'oubliez pas que les médias sociaux peuvent renforcer la couverture de votre événement. N'hésitez donc pas à y poster des photos de l'événement et toute couverture médiatique qu'il reçoit. Veillez à obtenir une autorisation écrite avant d'enregistrer et d'utiliser l'image ou la voix d'une personne.

En savoir plus sur la création de photos et de vidéos percutantes.